智能交通系统研究中心文件

【2016】010号

智能交通系统研究中心

会议、学术活动、来访接待分级管理办法

一、为进一步加强和规范中心各类会议（学术活动）和来访接待的管理，提高会议和接待的工作效率和质量，特制定本办法。

二、本办法适用与中心管理和建设相关的会议（含学术活动）及来访接待。

三、分类

一类：由上级主管部门通知的，由中心主办、承办的会议、学术活动、来人来访及调研接待；由校职能部门通知的，有校领导、职能部门领导参加的会议、学术活动、来访及调研接待。

二类：由中心组织或发起的国内外学术会议和活动；与中心发展建设有直接关系的来人来访及调研活动；协作、共建单位委托承办、协办的各类会议及活动。

三类：由中心各研究所、杂志社承办的科研会议和学术活动；由各研究所、杂志社邀请的与中心建设和发展有直接关系的相关单位、专家、学者调研、来访与交流活动。

四、审批

上述三类类会议（学术活动）和来访接待按以下流程审批：

一类：负责人（联系人）接上级主管部门和校职能部门的通知后将会议通知、调研接待函报综合办公室；如需中心出资的会议和活动，综合办公室准备会议预算——报中心主管领导审批需，——成立由中心领导参加的会务工作组，做会议布置安排——由中心组织承接全部会务工作。

二类：会议、活动的组织者（联系人）在会议及活动召开前一周及以上，向综合办公室提交会议申请、会议通知、调研接待函。需中心出资的会议和活动，同时报会议预算——综合办公室报中心主管领导审批——成立由中心领导或综合办公室人员参加的会务组，做会议布置安排（组织者或联系人参加）——由中心组织承担相关会务工作。

三类：各研究所所长、杂志社执行主编在会议及活动召开前三天及以上，向综合办公室提交会议申请、会议通知、调研接待函，同时提出需要综合办公室配合完成的会务工作——综合办公室报中心主管领导审批——成立由相关研究所或杂志社人员参加会务组，做会议布置安排（提出申请的单位需参加会务组织）——由中心配合承担部分会务工作。此类会议经费原则上由提出会议的单位承担。

五、会务及接待操作规程

一类：

1、综合办公室接上级部门和校职能部门通知后，填写会议申请表，附上级主管部门及校职能部门下达的会议及活动通知、来人来访单位调研及接待函件，需中心出资的会议和活动，同时报会议预算。报中心主管领导审批。

2、由中心主管领导负责成立会务组，布置会务组织及分工。

3、综合办公室承担以下会务工作：

1）负责会议及活动人员行程安排（住宿、接送、用餐）；

2）负责会议室安排（清洁、茶水、会标、桌签、欢迎屏）；

3）负责实验室参观安排（参观路线、参观接待人确定）；

4）负责学术会议和活动的学生参与组织工作；

5）负责会议及活动宣传（组织撰写新闻稿，其中有校领导或者上级主管领导参加的会议和活动，申请宣传部来人照相（摄像），新闻稿报校综合新闻网发布，同时在中心网站发布；其他由中心组织会场照像，新闻稿在校内新闻及中心网站发布。负责宣传展版、宣传资料及活动聘书等制作）。

6）负责由中心出资的会议和活动经费预算和报销工作。

二类：

1、会议、活动的组织者（联系人）在会议及活动召开前一周及以上，向综合办公室提交会议申请、会议通知、调研接待函。需中心出资的会议和活动，同时报会议预算。

2、由中心主管领导负责成立会务组，布置会务组织及分工，会议和活动的组织者（联系人）为会务成员之一，负责与外单位参会人员的协调工作。

3、综合办公室承担以下会务工作

1）负责会议及活动人员行程安排（住宿、接送、用餐）；

2）负责会议室安排（清洁、茶水、会标、桌签、欢迎屏）；

3）负责实验室参观安排（参观路线、参观接待人确定）；

4）负责学术会议和活动的学生参与组织工作；

5）负责会议及活动宣传（组织撰写新闻稿、组织会场照相，新闻稿在校内新闻及中心网站发布。由中心负责人批示在校综合新闻发布的稿件，负责联系宣传部发布。负责宣传展版、宣传资料及活动聘书等制作）；

6）负责由中心出资的会议和活动经费预算和报销工作。

三类：

1、各研究所所长、杂志社执行主编在会议及活动召开前一周及以上，向综合办公室提交会议申请、会议通知、调研接待函，同时提出需要综合办公室配合完成的会务工作，报中心主管领导审批。

2、根据会议和活动提出人的申请，综合办公室配合完成相关会务工作，与参加会议和活动的人员联络由申请人负责。

3、由申请人组织撰写新闻稿、组织会场照相，新闻稿报综合办公室在校内新闻或中心网站发布。如需在校综合新闻发布，需向中心负责人提出申请，审批后综合办公室报宣传部发布。

智能交通系统研究中心

2016年7月1日

附：智能交通系统研究中心会议、活动、来人来访接待申请表