智能交通系统研究中心文件

【2016】016号

智能交通系统研究中心档案文献管理制度

第一条：为做好智能交通系统研究中心（国家水运安全工程技术研究中心，以下简称“中心”）档案、文献管理工作，满足科研和教学的需要，充分发挥中心档案文献的作用，制定本管理制度。

    第二条：本制度适用于中心各类档案文献的归档、开放和利用的管理工作。

    第三条：职责与分工

    （一）中心党政领导认真贯彻国家和学校档案文献管理制度，组织做好中心档案文献管理工作。

    （二）综合办公室负责档案文献管理组织协调工作，监督档案文献管理制度落实，开展档案文献的利用工作。

    （三）档案文献管理员具体负责档案文献的日常管理工作，包括归档、建档、使用、借阅等管理工作，保证归档的及时性、档案文献的完整性、准确性。

（四）技术支持室负责档案文献管理的技术支持、保障工作。

    （五）中心职工、学生认真遵守本制度，按照本制度的要求及时归档和提交相关文献材料。

第四条：档案文献归档范围与归档流程

实行纸质档案材料和电子档案材料分类归档，归档范围为：

（一）党群类：

主要包括中心党总支、工会等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；工作计划、总结；学校与中心党群建设管理有关的文件材料等。由党总支秘书按年度整理后归档，提交纸质档案材料和电子档案材料（有签章页）给档案文献管理员。

（二）行政类：

主要包括中心行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；学校与中心关于人事管理、行政管理的材料；学校与中心签订的各类目标责任文件等。由行政办公室主任（秘书）按年整理后归档，提交纸质档案材料和电子档案材料（有签章页）给档案文献管理员。

（三）科研类：

    1、国家级纵向项目：归档包括申请书、计划任务书、结题报告、财务审计报告、成果清单及附件。同时提交纸质文档（原件或复印件）和电子文档（有签章页）。由项目负责人根据项目研究进度依次将纸质档案材料和电子档案材料提交给档案文献管理员。

    2、国家基金项目：归档包括申请书、计划任务书、结题报告、成果清单及附件。由项目负责人根据项目研究进度依次提交电子文档（有签章页）给档案文献管理员。

    3、其他项目：归档包括计划任务书或合同、结题报告、成果清单及附件（如有），进行了结题财务审计的项目还需提供审计报告。由项目负责人根据项目研究进度依次提交电子文档（有签章页）给档案文献管理员。

（四）教学类：

    1、科研基地教学实验课程：归档包括教学大纲、教学日历、试卷、作业、成绩单等纸质材料（有签章页）；课程教师在课程结束后整理归类，提交给档案文献管理员。

    2、研究生高级进修班及在职研究生教学档案：归档包括合作协议、培养方案、学生学籍档案、课程作业及试卷、课程成绩、开题答辩全套材料、毕业论文等纸质材料（有签章页）。由研究生高级进修班及在职研究生教学管理人员在进修班结束后整理归类，提交给档案文献管理员。

（五）  学生管理类：

    包括中心在册研究生入学登记材料、毕业登记材料、就业去向登记材料的纸质或电子材料；研究生毕业论文纸质材料一本（有签章页），由中心学生事务管理员于当届学生毕业后整理归类，提交档案文献管理员。

（六）  专著、教材、文献类：

归档包括中心教师正式出版的专著、教材、文献纸质书籍一本；中心师生当年发表的被SEI、EI检索的学术论文电子材料（含论文封面页、目录页、论文全文页）。由撰写人在刊物出版后提交给档案文献管理员。

（七）  成果与知识产权类：

归档包括中心师生获得的各类科研成果获奖证书（单位及个人）、成果鉴定结论材料（有签章页）、专利及软件著作权证书、专利推广及成果转让材料（有签章页）等电子材料。由成果及知识产权获得者整理归类后，提交给档案文献管理员。

（八）  学术活动与会议类：

归档包括中心举办的大型学术活动和重大会议的会议资料、会议论文、音像资料等纸质或电子材料，由会议负责人在会议结束后归类整理，提交给档案文献管理员。

（九）  合作协议类：

归档包括中心与各企事业单位签订的合作、共建协议书纸质材料和电子材料（有签章页）。由签订负责人提交给档案文献管理员。

    第五条：档案文献的开放与利用

（一）   中心档案文献用于服务中心科研与教学，纸质材料档案放置中心档案资料室归类存放，电子材料档案整理后上传中心信息管理系统。

（二）   中心档案文献原则只对中心教职工开放，用于信息资源的共享和利用。

（三）   属下列情况之一者，不对外开放：

    1、涉及国家秘密的；

    2、涉及专利或者技术秘密的；

    3、涉及个人隐私的；

    4、经中心领导审核规定限制利用的。

（四）   中心教职工查阅档案文献，需向档案文献管理员申请并登记；借阅档案文献者，要登记借阅用途和使用时间，并在规定时间内归还，如损坏或丢失，按规定严肃处理。

    第五条：检查、奖励与处理

中心定期对档案文献工作进行检查。对于按照本制度及时归档且材料完整者，给予表彰。

对于未遵守本制度，包括归档不及时、归档材料不完整、借阅不归还；损坏、丢失或者擅自销毁档案等情况者，由中心党政联席会研究处理。

第六条：本制度经党政联席会审核通过、中心全体职工大会表决通过后实施。

智能交通系统研究中心

2016年7月1日